Office Manager (m/w/d)

Zentrale Ansprechperson für Kunden und interne Stakeholder sowie professioneller Empfang und Betreuung vor OrtPlanung, Koordination und Steuerung von Meetings, Veranstaltungen und RaumbelegungenOrganisation und Vorbereitung von Meetingräumen inkl. Ausstattung, Kapazität und QualitätskontrolleNutzung des Buchungssystems zur Verwaltung, Priorisierung und Optimierung von Raum- und FlächennutzungEnge Abstimmung mit Eventorganisatoren, Office Operations und Teammitgliedern zur Sicherstellung eines reibungslosen AblaufsBearbeitung von Buchungsanfragen, Wartelisten sowie Pflege von kurz- und langfristigen ReservierungenAnsprechpartner:in für Videokonferenzen sowie Reporting und Analyse der Raumauslastung Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotellerie, Eventmanagement, Office Management oder vergleichbare QualifikationErste Erfahrung im Kundenservice, Front Office, Empfang oder Event-/Office-KoordinationAusgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie professionelles, freundliches AuftretenSehr gute Organisationsfähigkeiten und Multitasking-KompetenzSicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit BuchungssystemenSehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und EnglischTeamfähigkeit, Zuverlässigkeit sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten UnternehmenDurch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Responsibilities

Zentrale Ansprechperson für Kunden und interne Stakeholder sowie professioneller Empfang und Betreuung vor OrtPlanung, Koordination und Steuerung von Meetings, Veranstaltungen und RaumbelegungenOrganisation und Vorbereitung von Meetingräumen inkl. Ausstattung, Kapazität und QualitätskontrolleNutzung des Buchungssystems zur Verwaltung, Priorisierung und Optimierung von Raum- und FlächennutzungEnge Abstimmung mit Eventorganisatoren, Office Operations und Teammitgliedern zur Sicherstellung eines reibungslosen AblaufsBearbeitung von Buchungsanfragen, Wartelisten sowie Pflege von kurz- und langfristigen ReservierungenAnsprechpartner:in für Videokonferenzen sowie Reporting und Analyse der Raumauslastung