Un(e) secrétaire pédagogique (H/F)

MISSIONS

Au sein de la direction des études, le/la secrétaire pédagogique sera chargé(e), sous la responsabilité du Directeur des Études et en coordination avec l'équipe pédagogique, des missions suivantes :

1. Accueil, information et accompagnement administratif des candidats

• Informer et orienter les candidats et partenaires extérieurs sur le dispositif VAE, ses modalités, étapes et formalités administratives.
• Assurer le suivi des demandes et parcours des candidats sur la plateforme France VAE.
• Veiller à la complétude, à la conformité et à l'actualisation des dossiers administratifs.
• Assurer le suivi des échéances nécessaires à la progression des parcours.
• Participer à la diffusion des informations sur la VAE auprès des publics et partenaires concernés.

2. Gestion administrative et suivi de l'activité VAE

• Élaborer et suivre les devis, contrats de formation, conventions et dossiers de financement.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et le respect des échéances réglementaires et contractuelles.
• Vérifier les informations relatives aux certifications et diplômes concernés.
• Mettre à jour les données et suivre l'activité dans DIGIFORMA.
• Préparer les données administratives et financières nécessaires au pilotage du pôle.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord et statistiques de l'activité VAE.

3. Coordination et interface avec les interlocuteurs internes et externes

• Assurer l'interface entre le service VAE, les candidats, les partenaires et les services de l'IRTS.
• Gérer les appels, demandes d'information, courriels et courriers.
• Préparer les contrats des vacataires avec la responsable du pôle, transmettre les fiches de liaison et suivre les contrats avec les ressources humaines.
• Transmettre à la Comptabilité les éléments de facturation et en assurer le suivi.
• Élaborer et mettre en forme les documents administratifs du service : courriers, tableaux, comptes rendus et supports.

4. Contribution à la démarche qualité

• Participer à la mise en œuvre et au suivi de la démarche qualité avec la responsable du pôle.
• Assurer l'envoi, le suivi et l'exploitation statistique des évaluations destinées aux candidats et vacataires.
• Collecter, actualiser et formaliser les éléments administratifs nécessaires à la démarche qualité.
• Veiller à la disponibilité et à l'actualisation des ressources documentaires et pédagogiques.
• Identifier les échéances et préparer les éléments de suivi et d'évaluation des actions qualité.

5. Participation à la vie du service

• Participer aux réunions de service et de suivi de l'activité.
• Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions de son périmètre.
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion administrative.

NIVEAU ET COMPÉTENCES REQUISES

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook et capacité à utiliser des logiciels métiers.
• Organisation, gestion des priorités et respect des échéances.
• Rigueur, autonomie, fiabilité et sens de l'organisation.
• Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction.
• Aisance relationnelle et bonne communication écrite et orale.
• Travail en équipe et collaboration avec des interlocuteurs variés, notamment institutionnels.
• Réactivité et gestion des imprévus et urgences.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Une expérience en gestion administrative de la formation professionnelle, en suivi de dossiers de certification ou en VAE serait appréciée.

CONDITIONS D'EMPLOI

• CDD à temps plein (1 ETP) de novembre 2026 au 31 août 2027
• Rémunération selon CCNT 15/03/66, annexe 2.
• Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en région.