Assistant / Assistante de direction

Missions principales

L'assistant(e) de direction assure la gestion administrative de dossiers transversaux : ressources humaines, finances, qualité. Il/Elle est le relais de l'encadrement d'une équipe pluridisciplinaire, assiste la direction dans l'organisation administrative de l'établissement et il/elle participe à l'élaboration des plannings des agents.

Activités principales

1. Gestion administrative

Participation à la gestion administrative de l'EHPAD

Participation à l'élaboration des plannings des agents des services administratifs, techniques, du personnel soignant et de l'animation

Préparation et suivi du conseil d'administration du CCAS

Compte-rendu et présence au Conseil d'Administration du CCAS

Participation à la mise en œuvre du projet d'établissement et des orientations politiques du conseil d'administration

Mise en œuvre du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD)

2. Gestion des ressources humaines

Gestion administrative et animation des ressources humaines

Elaboration et suivi du plan de formation

Suivi administratif de la carrière des agents (élaboration documents)

Suivi des payes

3. Qualité

Développement et coordination du système de management de la qualité

Evaluation de la qualité interne

Conception de process et procédures - Mise à jour des outils

4. Gestion financière

Participation à la gestion comptable de l'EHPAD

Participation à l'élaboration et suivi des EPRD et ERRD, du plan pluri annuel d'investissement

5. Santé&Sécurité

Suivi du plan d'action du document unique (DUERP)

Gestion des risques professionnels

6. Communication

Conception et mise en œuvre d'une stratégie de communication

Visites de l'établissement

Informations au public

Compétences attendues

Maîtrise du statut de la FPT

Capacités d'analyses et de synthèses

Intérêt pour le secteur des personnes âgées

Bonne connaissance du secteur médico-social et gérontologique

Rigueur et organisation

Sens du service

Bonne connaissance de la législation et de la réglementation des EHPAD

Polyvalence

Esprit d'équipe, aisance relationnelle et adaptabilité à tout profil d'interlocuteur (résidants, professionnels, institutionnels)

Compétences managériales d'équipes pluridisciplinaires

Disponibilité, écoute, discrétion, bienveillance et empathie

Application du management transversal (équipe médico-social)

Dynamisme, réactivité et force de proposition

Méthodologie de projets

Gestion budgétaire et comptable

Maîtrise des procédés d'évaluation de la qualité des prestations d'un EHPAD

Conditions d'exercice

Travail en autonomie

Equilibre et bonne résistance face aux situations psychologiques difficiles

Charges de travail et responsabilités importantes

Travail en bureau et déplacements sur le territoire

Présence aux conseils d'administration hors horaires de bureau

Présence contrainte en période de payes et de contrats