System- und Applikationsadministrator Microsoft 365 & Collaboration (m/w/d)

• Organisatorische Einordnung

Die IT-Abteilung ist verantwortlich für die Bereitstellung, den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur, Geschäftsanwendungen und digitalen Arbeitsplatzlösungen innerhalb der Unternehmensgruppe. Der System- und Applikationsadministrator Microsoft 365 & Collaboration wird fachlich durch den ICT Manager (Holding) geführt.

Ziel der Position ist die Weiterentwicklung und Betreuung der gruppenweiten Microsoft-365-Plattform mit Schwerpunkt auf SharePoint Online, Microsoft Teams und digitalen Geschäftsprozessen. Darüber hinaus fungiert der Stelleninhaber als lokaler Ansprechpartner für ERP- und Reporting-Anwendungen und koordiniert die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern.

Hauptaufgaben

Microsoft 365 & Collaboration

• Verantwortung für die Administration, Weiterentwicklung und Optimierung der Microsoft-365-Umgebung.
• Konzeption, Aufbau und Pflege von SharePoint-Sites, Dokumentenbibliotheken und Intranet-Lösungen.
• Verwaltung und Weiterentwicklung der Microsoft-Teams-Struktur innerhalb der Unternehmensgruppe.
• Entwicklung und Implementierung von Standards, Governance-Richtlinien und Best Practices für die Nutzung von SharePoint und Teams.
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Microsoft 365 und der Power Plattform.
• Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Benutzeranleitungen und Schulungsunterlagen.
• Durchführung von Anwenderschulungen und Workshops.
• Förderung der Akzeptanz und des effizienten Einsatzes moderner Collaboration-Werkzeuge innerhalb der Organisation.

Steuerung externer IT-Dienstleister

• Fachliche Koordination und Steuerung externer IT-Servicepartner.
• Überwachung vereinbarter Service-Levels sowie Nachverfolgung von Incidents, Service Requests und Changes.
• Ansprechpartner für externe Partner bei technischen Fragestellungen, Projekten und Eskalationen.
• Unterstützung bei der Auswahl neuer IT-Lösungen sowie Bewertung von Dienstleistern und Technologiepartnern.
• Sicherstellung einer aktuellen technischen Dokumentation und eines geordneten Wissenstransfers.

ERP- und Reporting-Support

• Lokaler Ansprechpartner für Anwenderfragen im ERP-Umfeld.
• Unterstützung der Fachbereiche bei der Nutzung von ERP-Anwendungen und Reporting-Lösungen.
• Koordination externer ERP- und BI-Dienstleister bei Störungen, Änderungen und Weiterentwicklungen.
• Unterstützung bei Tests neuer Funktionen und Releases.
• Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen und Datentransparenz.

Anwenderbetreuung

• Unterstützung der Benutzer bei Fragen zu Microsoft 365, SharePoint, Teams und weiteren Unternehmensanwendungen.
• Analyse und Koordination von Supportanfragen.
• Betreuung neuer Mitarbeiter hinsichtlich IT-Arbeitsplatz, Zugriffsrechte und Collaboration-Werkzeugen.
• Erstellung und Pflege von Anwender Dokumentationen.

Projekte und Digitalisierung

• Mitarbeit in konzernweiten IT- und Digitalisierungsprojekten.
• Analyse von Geschäftsanforderungen und Entwicklung geeigneter Lösungskonzepte.
• Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme, Prozesse und Arbeitsmethoden.
• Mitwirkung bei der Entwicklung der gruppenweiten Digitalisierungsstrategie.

Sonstige Aufgaben

• Beobachtung technologischer Entwicklungen im Bereich Microsoft 365, Collaboration, Cloud Services und Business Applications.
• Beratung des ICT Managers bei Investitions- und Technologieentscheidungen.
• Übernahme weiterer zumutbarer Aufgaben entsprechend der Qualifikation und betrieblichen Anforderungen.
• Anforderungsprofil

Ausbildung und Berufserfahrung

• Abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Microsoft 365, SharePoint, Teams oder Application Management.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern und Servicepartnern.
• Kenntnisse von ERP-Systemen und Reporting-Lösungen sind von Vorteil.

Fachliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online und Microsoft Teams.
• Kenntnisse der Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) von Vorteil.
• Verständnis von Berechtigungs-, Sicherheits- und Governance-Konzepten innerhalb von Microsoft 365.
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement und digitaler Geschäftsprozesse.
• Gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Produkte.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Persönliche Kompetenzen

• Hohe Kommunikations- und Beratungskompetenz.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen.
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft.
• Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen.
• Teamfähigkeit und sicheres Auftreten auf unterschiedlichen Unternehmensebenen.