Kaufmann/-frau - Büromanagement (m/w/d)

Wer wir sind

Die ENIG GmbH mit Sitz in Arnstadt ist ein Fachbetrieb für Abdichtungssysteme im Ingenieur- und Industriebau. Wir dichten Becken, Hallen, Bauwerke und Geothermie-Anlagen ab – bundesweit, mit eigenen Montageteams und einem eingespielten Büro. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige kaufmännische Fachkraft, die unser Büro organisiert und unseren Baustellen den Rücken freihält.

Ihre Aufgaben

*Personal & Lohn*

• Führen der Arbeitszeitlisten unserer Mitarbeiter
• Lohnzuarbeit: Stunden, Vorschüsse und Reisekosten aufbereiten
• Abrechnung der Mitarbeiter und wöchentliche Geldausgabe für die Baustellen
• Bescheinigungen anfordern und aktuell halten (z. B. A1, Sozialversicherung)

*Rechnungswesen*

• Rechnungseingänge prüfen und buchen
• Zahlungen vorbereiten (Skonto, Überweisungsvermerke)
• Belege für den Steuerberater kontrollieren und hochladen
• Zuarbeit zur Rechnungsstellung unserer Baustellen

*Baustellenorganisation*

• Unterkünfte für unsere Montageteams buchen
• Bestellung von Containern, Radlader und Baustellenmaterial
• Disposition der Materialrollen und Abholung durch die Spedition
• Fahrzeuge (Crafter/Sprinter) in die Werkstatt bringen und abholen, Reparaturen beauftragen und dokumentieren
• Bürgschaften beantragen und zurückfordern

*Dokumentation & Angebote*

• Baustellendokumentationen zusammenstellen (Schweiß- und Prüfprotokolle)
• Vorlagen bereitstellen (Stundenzettel, Urlaubsanträge, Protokolle)
• Angebote ausdrucken, speichern und versenden; Angebote nachfassen

*Büro & Kommunikation*

• Telefondienst und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs
• Bestellungen für Büro und Baustelle
• Organisation der Büroreinigung
• Weitere Aufgaben, die im Tagesgeschäft eines Bauunternehmens anfallen

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro, idealerweise in einem Handwerks- oder Bauunternehmen
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Lohnvorbereitung von Vorteil
• Organisationstalent: Sie behalten viele Themen parallel im Blick und setzen Prioritäten
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon und gegenüber Kunden, Lieferanten und Kollegen
• Führerschein Klasse B
• Polnischkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung

Was wir bieten

• Eine vielseitige Position mit echter Verantwortung – Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Büro und Baustellen
• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einem inhabergeführten Unternehmen
• Gründliche Einarbeitung durch die Geschäftsführung
• Sicherer Arbeitsplatz in einer Branche mit Zukunft (Wasserschutz, Geothermie, Industriebau)
• Modernes Büro am neuen Firmensitz in Arnstadt