Teamassistenz mit Französisch,- und Englischkenntnissen m/w/d) ab sofort gesucht

Teamassistenz mit Französisch,- und Englischkenntnissen m/w/d) ab sofort gesucht (befristet)

Standort: 3270 Scheibbs

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützen Sie sowohl den Vice President Commercial EU5 als auch den Office Manager / Administrative Coordinator bei operativen Projekten und administrativen Aufgaben. Sie sind ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für die reibungslose Kommunikation, Dokumentation und Umsetzung strategischer Initiativen innerhalb des EU5-Teams.

Ihre Aufgaben

Meeting- und Reisemanagement: Koordination interner und externer Meetings, Reiserouten, Unterkünfte, Agenden sowie Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen.

Vertrags- & Dokumentenverwaltung: Betreuung von Verträgen (Berater, Dienstleister, Prüfärzte) sowie Pflege von SOPs, Richtlinien und Vorlagen im Qualitätsmanagementsystem via SharePoint.

Finanzadministration: Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung in Abstimmung mit dem Office Manager.

Präsentations- & Berichtswesen: Formatierung und Erstellung anspruchsvoller Dokumente, Präsentationen und Tabellen mittels MS Office.

Compliance & Transparenz: Einhaltung regulatorischer Standards (GCP, Pharmakodex), Meldung sicherheitsrelevanter Vorfälle (Pharmakovigilanz/QM) sowie Mitwirkung beim Transparenz- und Spend-Reporting.

Büroorganisation: Sicherstellung des täglichen Büroablaufs, Schnittstelle zu internen Abteilungen sowie Betreuung virtueller Ablagesysteme.

Ihr Profil

Ausbildung & Praxis: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat/Büromanagement) oder ein relevanter Studienabschluss; mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise in der Pharma-, Healthcare- oder einer regulierten Industrie.

EDV-Kenntnisse: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook); Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Systemen sowie SharePoint von Vorteil.

Sprachen: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Sprachen (Französisch, Italienisch oder Spanisch) sind ein Plus.

Arbeitsweise: Eigeninitiative, ausgeprägte Problemlösungskompetenz, hohes Maß an Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Daten.

Soft Skills: Teamgeist, Belastbarkeit in dynamischen Matrixorganisationen und diplomatisches Geschick im Umgang mit Führungskräften und Stakeholdern

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Pharmaumfeld.

Ein kollegiales Team, das Wert auf Authentizität, Professionalität und gemeinsame Erfolge legt.

Raum für Eigenverantwortung und Weiterentwicklung.

Für diese Position ist ein Bruttogehalt von 3.000 € vorgesehen, mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung.

Interessiert?

Ich freue mich auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.