Hoofd Secretariaat (RET08963)

Als hoofd Secretariaat ben je de spil in het secretariële team en verantwoordelijk voor de coördinatie van alle ondersteunende werkzaamheden. Je combineert leidinggevende taken met hands-on ondersteuning en zorgt voor een soepele bedrijfsvoering.

Het team bestaat uit:

11 ervaren juridische assistenten

3 collega's op de faillissementdesk (aparte afdeling)

Totaal ondersteuning voor circa 40 advocaten

Je bent het centrale aanspreekpunt voor zowel het team als de advocaten, bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening en zorgt voor een evenwichtige werkverdeling. Een cruciale rol is het fungeren als "breekijzer" tussen advocaten en assistenten wanneer de werkdruk te hoog wordt - je moet durven grenzen aan te geven richting advocaten.

Wat ga je doen?

Dagelijkse aansturing van het secretariaat en coördinatie van werkzaamheden

Teammanagement en personeelsplanning van een divers team (leeftijd 20-60 jaar)

Procesoptimalisatie en implementatie van digitale oplossingen

Participatie in strategische overleggen en projectrepresentatie

Bescherming van teamleden bij hoge werkdruk

Stakeholdermanagement tussen juridische assistenten en advocaten

Zorgen voor evenwichtige werkverdeling en kwaliteitsbewaking

Uitdaging van de rol: Elke juridische assistent werkt voor meerdere advocaten tegelijk, waardoor de druk hoog kan zijn. Het komt voor dat vier advocaten tegelijk aan het bureau van één assistent staan - hier moet je als coördinator ingrijpen en prioriteiten stellen.

MBO/ HBO werk en denkniveau

Leidinggevende ervaring

Beheersing van MS Office

Beheersing Nederlands en Engels

Organisatorische vaardigheden en coachende leiderschapsstijl

Discretie en professionaliteit in een dynamische omgeving

Persoonlijkheid:

Discretie en professionaliteit in een dynamische omgeving

Kunnen "terugduwen" en grenzen stellen

Oog hebben voor medewerkers en hun welzijn

Overzicht kunnen bewaren in hectische situaties

Nice to have:

Administratieve/secretariële ervaring (h

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een vaste functie, direct bij de werkgever.

De vacature is voor 32-40 uur per week

Een marktconform salaris tussen €4.000 en € 5630 p/m obv 40u (incl. 13 maand), afhankelijk van je ervaring en opleiding

Werkdagen en uren in overleg i