Schlechte Candidate Experience: Vermeiden Sie diese 9 Fehler

Impulse Soziale Dienste GmbH · Germany

Veröffentlicht am 2. November 2026

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Schlechte Candidate Experience: Vermeiden Sie diese 9 Fehler

Schlechte Candidate Experience

Mit diesen 9 Fehlern vergraulen Sie Bewerber

Ob sich gute Kandidaten bei Ihnen bewerben und ins Team kommen, hängt davon ab, wie sie den Bewerbungsprozess wahrnehmen. Eine Personalberaterin zeigt, wie Sie die Candidate Experience verbessern.

10. April 2024, 08:00 Uhr , von Leonie Albrecht, Leitung Newsletter und digitale Produktentwicklung

Recruiting

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Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag

Definition Candidate Experience

Fehler bei der Candidate Experience

1. Die Karriereseite ist nicht auffindbar

2. Das Gehalt steht nicht in der Anzeige

3. Der Erstkontakt ist umständlich

4. Sie antworten nicht oder zu spät auf Bewerbungen

5. Die Gesprächstermine liegen in den falschen Zeiten

6. Der Prozess ist unklar

7. Sie sind schlecht vorbereitet

8. Sie halten keinen Kontakt

9. Sie kommunizieren Absagen schlecht

Was bedeutet Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt, wie Kandidatinnen und Kandidaten den Bewerbungsprozess mit einem potenziellen Arbeitgeber erleben – vom ersten Kontakt bis zum Onboarding oder der Absage, falls Job und Kandidat nicht zusammenpassen.

Eine gute Candidate Experience kann Ihnen helfen, die eigene Arbeitgebermarke zu verbessern und passende Teammitglieder zu finden. Denn: Je positiver Kandidaten Ihr Unternehmen schon im Bewerbungsprozess wahrnehmen, desto eher bewerben sie sich und entscheiden sich für die Stelle. „Eine gute Candidate Experience ist der Schlüssel, wie sich kleine Unternehmen gegenüber größeren Konkurrenten einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten können“, sagt Ann-Kathrin König, Inhaberin der gleichnamigen Unternehmens- und Personalberatung in Lübeck.

Zudem sollten Sie nicht unterschätzen, wie wichtig das Erleben von Kandidaten für zukünftige Bewerbungen ist, sagt die Expertin: Viele Bewerber teilen und bewerten ihre Erfahrungen auf Plattformen wie Kununu, Glassdoor oder Indeed. „Jeder Bewerber ist ein Multiplikator“, sagt König. Diese Bewertungen beeinflussen wiederum, ob Ihr Unternehmen bei anderen Interessenten gut ankommt.

Welche Fehler gibt es und wie machen Sie es besser?

Oft sind es vermeintliche Kleinigkeiten, die eine schlechte Candidate Experience hervorrufen. Expertin König nennt neun typische Fehler, die in vielen Unternehmen vorkommen – und wie Sie es besser machen können.

1. Die Karriereseite ist nicht auffindbar

Ihre Karriereseite kann noch so schön und Stellenanzeigen aufwändig gestaltet sein – solange die für Sie relevanten Bewerber sie nicht finden, bringen sie nichts. „Das ist so, als ob ich ein Restaurant eröffne, aber keine Werbung dafür mache“, sagt Personalexpertin König. Denn nur selten gehen interessierte Personen selbst aktiv auf die Unternehmenshomepage und suchen nach Stellenanzeigen. Wenn Bewerber lange nach Details zur ausgeschriebenen Stelle suchen müssen, können sie außerdem schnell verärgert sein. Das sorgt für einen negativen ersten Eindruck.

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So machen Sie es besser: Sie sollten dort sichtbar sein, wo Ihre Zielgruppe sich aufhält. „Stellenanzeigen müssen über gängige Jobplattformen auffindbar sein“, sagt König. Soziale Medien sind zudem wichtige Kanäle, um auch passive Bewerber auf sich aufmerksam zu machen. Grundsätzlich sollten Sie auch bei der Gestaltung der Karriereseite auf Suchmaschinenoptimierung achten, sodass die Seite über Google besser ausgespielt wird.

Mehr dazu: Karriereseite: Tipps zum Aufbau und Beispiele

Die Expertin

Ann-Kathrin König ist Inhaberin der gleichnamigen Unternehmens- und Personalberatung in Lübeck.

2. Das Gehalt steht nicht in der Anzeige

In Deutschland ist es noch eher ungewöhnlich, dass Gehälter in Stellenanzeigen angegeben sind. Meist sollen die Kandidaten ihr gewünschtes Gehalt in der Bewerbung angeben. Manche Unternehmen wollen die Gehaltsspanne nicht transparent machen. Oder haben die Sorge, dass Talente sich nicht bewerben, weil ihnen das Gehalt zu niedrig ist – obwohl man sie im Gespräch hätte überzeugen können.

Expertin König widerspricht dem: „Jemand, der nur fürs Gehalt kommt, geht auch fürs Gehalt – und den will man ja eigentlich nicht in seinem Team“, antwortet König darauf. Wichtiger sei es, Personen zu finden, die sich mit dem Unternehmen, der Philosophie und ihren Aufgaben identifizieren können. Das Gehalt anzugeben lohne sich: Nach Königs Erfahrungen und Auswertungen bekommen Unternehmen bis zu 30 Prozent mehr Bewerbungen, wenn sie das Gehalt in Stellenanzeigen angeben.

So machen Sie es besser: Expertin König empfiehlt, eine Gehaltsspanne in Stellenanzeigen aufzunehmen. „Im Bewerbungsprozess kann man dann klären, welche Vorerfahrungen und Entwicklungsgrade vorhanden sind, um das konkrete Gehalt festzulegen“, sagt sie.

3. Der Erstkontakt ist umständlich

Eine weitere Hürde: Die Bewerbungsprozesse vieler Unternehmen sind zu kompliziert, sagt Personalberaterin König. Häufig müssen Bewerber erst ein langes Formular ausfüllen, um dann noch einen Lebenslauf oder sogar ein Anschreiben hochzuladen – mit jedem Schritt sinkt die Motivation, sich zu bewerben.

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„Wir sind es gewohnt, online mit einem Klick zu bestellen und das Paket am nächsten Tag zu bekommen. Warum sollte man dann plötzlich so viel Zeit investieren?“, sagt König. Besonders relevant sei das bei passiven Bewerbern, die nicht dringend nach einem neuen Job suchen und sich möglichst niedrigschwellig bewerben wollen.

So machen Sie es besser: „Unternehmen müssen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme bieten“, sagt König. Zum Beispiel über Whatsapp Business oder eine Telefonnummer, bei der Interessierte direkt anrufen können.

König empfiehlt, ein kurzes Bewerbungsformular zu nutzen, in dem die Kandidaten in ein bis zwei Sätzen ihre Motivation beschreiben können. Dazu können Sie noch die Kontaktdaten abfragen und wann die Person gut erreichbar ist. So können Sie unkompliziert ein erstes Telefonat vereinbaren. „Der erste Schritt sollte so schlank wie möglich sein. Erstmal einen Termin vereinbaren – die Unterlagen kann man häufig auch später anfordern“, rät König.

4. Sie antworten nicht oder zu spät auf Bewerbungen

Je länger Bewerber auf eine Rückmeldung warten müssen, desto höher ist die Gefahr, dass sie das Interesse verlieren oder einen anderen Job finden, sagt König. Auch unpersönliche Standardantworten hinterlassen bei vielen Kandidaten einen negativen Eindruck.

So machen Sie es besser: „Wenn wir etwas im Internet bestellen, sind wir es gewohnt, direkt eine kurze Bestätigung zu bekommen. Das sollte auch bei Bewerbungen so sein“, sagt König. Sie empfiehlt, ein automatisiertes Antwortsystem einzurichten, das den Bewerbern direkt bestätigt, dass ihre Bewerbung angekommen ist. Zusätzlich sollten Sie eine persönliche Nachricht schicken, in der Sie sich für die Bewerbung bedanken und den Termin für ein erstes Telefonat absprechen. Das kann auch über einen Kalenderlink funktionieren, über den der Kandidat direkt einen passenden Termin wählen kann.

„Die erste Rückmeldung sollten Bewerber innerhalb von 24 Stunden bekommen. Und spätestens nach 48 Stunden sollten Sie einen ersten, gemeinsamen telefonischen Austausch führen“, sagt König. Das Ziel sollte sein, den Bewerbungsprozess schnell und kurz zu halten – wobei die genaue Dauer und der Umfang von der zu besetzenden Position abhängt.

5. Die Gesprächstermine liegen in den falschen Zeiten

Kennenlerngespräche finden meist zu typischen Bürozeiten wochentags bis 16 Uhr statt. Doch viele Bewerber arbeiten dann noch in ihren aktuellen Jobs und haben keine Zeit oder nicht ausreichend Ruhe, um ein Vorstellungsgespräch zu führen. Expertin König erlebt das häufig als eine Hürde, durch die Unternehmen den Bewerbungsprozess für Kandidaten erschweren.

So machen Sie es besser: Statt Termine vorzuschlagen, sollten Sie den Bewerber fragen, wann ein Gespräch für ihn passt. Sie können auch überlegen, Optionen außerhalb der klassischen Zeiten anzunehmen. Manchmal macht es laut der Expertin auch Sinn, samstags Termine anzubieten – wenn der Bewerber sonst keine Zeit hat. So ein Entgegenkommen zeige den Kandidaten, wie groß Ihr Interesse ist und erleichtert den Kontakt.

6. Der Prozess ist unklar

Bewerber stellen sich im Prozess viele Fragen: Wie geht es weiter? Wer meldet sich wann zurück? Wie viele Vorstellungsgespräche wird es geben und was wird dabei erwartet? Bleiben sie unbeantwortet, könne das frustrierend und demotivierend sein, sagt Personalberaterin König, weil die Bewerber keine Kontrolle über die Situation haben.

So machen Sie es besser: „Sie sollten so transparent und verbindlich wie möglich sein“, sagt König. Das erleichtert es dem Bewerber, dem Prozess zu folgen. Führt eine Personalverantwortliche zum Beispiel ein erstes kurzes Telefonat mit einer Bewerberin, sollte sie im Gespräch direkt vereinbaren, wie es weitergeht und welche Unterlagen noch benötigt werden.

König rät dazu, sich direkt im Anschluss nochmals per E-Mail für das Gespräch zu bedanken und den Termin zu bestätigen. Zusätzlich kann sie eine Unternehmensbroschüre, die Stellenanzeige oder ein Video mit Mitarbeiterstimmen mitschicken, sodass die Bewerberin bereits Informationen hat, mit denen sie sich auf das Gespräch vorbereiten kann.

7. Sie sind schlecht auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet

Eine Bewerberin kommt für ein Vorstellungsgespräch in Ihr Unternehmen, muss sich mühsam zu ihrem Gesprächspartner durchfragen und merkt im Gespräch auch noch: Ihr Gegenüber hat sich ihren Lebenslauf vorher nicht mal angeschaut – eine frustrierende Erfahrung.

„Für viele ist es selbstverständlich, gut für ihre Kunden zu sorgen, dann sollte man genauso mit den Menschen umgehen, die im Unternehmen arbeiten wollen“, sagt König. Dazu gehört beispielsweise, dass ein Bewerber freundlich empfangen wird, sich beim Gespräch wohlfühlt und das Kennenlernen nicht als Stresssituation empfindet.

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So machen Sie es besser: Findet das Gespräch vor Ort statt, geht es vor allem darum, dass der Kandidat gut ankommt, sagt König. Das beginnt schon mit vermeintlichen Kleinigkeiten: Schicken Sie dem Bewerber zum Beispiel vorab eine Info, wo er gut parken kann oder welche Bushaltestelle direkt neben dem Büro liegt. „An die Eingangstür können Sie auch einen kleinen Zettel hängen: Schön, dass Sie da sind, Sie finden uns im zweiten Stock“, sagt König. Im Konferenzraum können Sie Blumen, Kekse und verschiedene Getränke bereitstellen. „Das Ziel ist eine herzliche Atmosphäre, damit der Bewerber sich wohlfühlt“, erklärt König. Sie sollten es aber auch nicht übertreiben oder Ihr Unternehmen anders darstellen als es ist, denn das kann abschreckend wirken.

Und eigentlich selbstverständlich: Sie sollten sich vor dem Gespräch die Unterlagen des Bewerbers gründlich anschauen und einen Leitfaden mit wichtigen Fragen erstellen. Schon im Vorgespräch können Sie außerdem herausfinden, welche Themen dem Bewerber wichtig sind. Im Gespräch können Sie dann auch den Spieß umdrehen, sagt König: „Man kann einfach mal fragen: Was müsste denn passieren, damit Sie bei uns anfangen?“

Mehr dazu: Vorstellungsgespräch vorbereiten: 7 Tipps für Arbeitgeber

8. Sie halten keinen Kontakt

Oft vergehen Wochen oder Monate, bis der Job des künftigen Teammitglieds beginnt. Der größte Fehler ist laut Expertin König, dass der neue Mitarbeiter bis zum Arbeitsbeginn nichts mehr von Ihnen hört. Die Zeit zwischen Zusage und Arbeitsbeginn ist entscheidend, um eine erste Bindung aufzubauen. Denn sonst besteht die Gefahr, dass die Person einfach abspringt, falls sich etwa doch noch ein Konkurrenzangebot ergibt.

So machen Sie es besser: Fängt das neue Teammitglied erst in drei Monaten an, sollte es trotzdem alle zwei bis drei Wochen von Ihnen oder künftigen Teamkollegen hören, sagt die Expertin. Am Anfang kann das zum Beispiel die Bestätigung sein, dass der unterschriebene Arbeitsvertrag gut angekommen ist. Danach können Kontaktdaten der Ansprechperson in der künftigen Abteilung folgen. Sobald wie möglich sollte der oder die Neue schon vor Arbeitsbeginn eine genaue Info bekommen, wie die ersten Arbeitswochen aussehen werden. „Sie müssen in der Kommunikation verbindlich sein und einen klaren Plan vorlegen, wie Sie die Person ins Unternehmen aufnehmen werden“, sagt König.

Auch hier punkten Sie mit Aufmerksamkeit: Hat die neue Mitarbeiterin in der Zwischenzeit Geburtstag? Dann bekommt sie Glückwünsche per E-Mail oder sogar eine Postkarte geschickt. Auch zum Sommerfest oder Teamevent sollten Sie die Person bereits einladen, um ihn oder sie ins Team zu integrieren. „Die Person ist noch nicht ganz Teil des Teams, aber Sie sollten Sie behandeln als wäre sie es“, sagt König.

impulse-Mitglieder können sich hier eine Checkliste zum Onboarding herunterladen, um neue Teammitglieder erfolgreich einzuarbeiten

9. Sie kommunizieren Absagen schlecht

Nicht immer passen Bewerber und Job zusammen – die Absage kann für manche Bewerber eine große Enttäuschung sein. Gerade deshalb müssen Sie hier besonders bedacht vorgehen, sagt König. Denn häufig sind es enttäuschte Personen, die dann eine wütende Bewertung auf Jobplattformen hinterlassen und damit künftige Bewerber abschrecken.

So machen Sie es besser: Der Zeitpunkt für die Absage ist entscheidend, sagt Expertin König. Die Absage sollte schnell erfolgen, damit Bewerber nicht länger als nötig hingehalten werden. Jedoch sollte sie auch nicht unmittelbar im Vorstellungsgespräch kommen. „Auch, wenn ich vermeintlich direkt weiß, dass es nichts wird, sage ich trotzdem erst nach drei Tagen ab. Damit zeige ich, dass ich mir wirklich Gedanken gemacht habe“, sagt König.

Ist der Kandidat grundsätzlich interessant, passt aber nicht zur aktuellen Stelle, sollten Sie ihm anbieten, ihn in den Bewerberpool aufzunehmen. So können Sie in Zukunft wieder auf ihn zugehen. Sie können außerdem fragen, ob er sein Erleben auf einer Jobplattform teilen will, um anderen einen Einblick in den Prozess zu geben, sagt König. Damit zeigen Sie, dass Sie die Meinung der Person wertschätzen.

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