5-W-Regel in Stellenanzeigen: Einfach erklärt

Impulse Soziale Dienste GmbH · Germany

Veröffentlicht am 2. November 2026

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5-W-Regel in Stellenanzeigen: Einfach erklärt

5-W-Regel in Stellenanzeigen

Die 5 Ws für eine gute Stellenanzeige

Je härter der Kampf um qualifizierte Mitarbeiter wird, desto treffsicherer müssen Stellenanzeigen formuliert sein. Ein Personalberater rät: Orientieren Sie sich an der Fünf-W-Regel!

21. Juli 2016, 06:00 Uhr , von Ein Gastbeitrag von Alexander Walz

Recruiting

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Was soll ich bloß in die Stellenanzeige schreiben? Das fragen sich viele Unternehmer. Die 5-W-Regel hilft beim Strukturieren.

Stellenanzeigen sind ein wichtiges Instrument der Personalsuche – auch im Internet-Zeitalter. Beim Texten einer Stellenanzeige können Unternehmen sich an der Fünf-W-Regel orientieren. Ihr zufolge besteht eine Stellenanzeige aus den fünf Textpassagen „Wir sind …“, „Wir suchen …“, „Wir erwarten …“, Wir bieten …“ und „Wir bitten …“.

„Wir sind …“: die Selbstdarstellung.

Am Anfang der Stellenanzeige sollte sich das Unternehmen zunächst seinen potenziellen künftigen Mitarbeitern vorstellen – wie in einem Gespräch. Üblicherweise wird in dieser Kurzpräsentation das Geschäftsfeld beschrieben; zudem werden Mitarbeiterzahl und Standort genannt – leider meist in einer sehr nüchternen Sprache. Dabei könnten Unternehmen diese Passage nutzen, um für sich zu werben.

Zwei Beispiele: Ein Autoindustrie-Zulieferer im Schwarzwald, der einen erfahrenen Controller suchte, schrieb in seiner Stellenanzeige, seine Zentrale sei dort, „wo andere Menschen Urlaub machen“. Und ein Internet-Start-up, das einen Softwareentwickler suchte, schrieb: „Unsere Brutstätte ist in der pulsierenden Metropolregion Rhein-Main, in der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Dort gibt es drei Hochschulen und viele international renommierte Forschungseinrichtungen, mit denen wir kooperieren.“

„Wir suchen …“: die Stellenbeschreibung.

Nach der Selbstpräsentation folgt in der Regel eine Kurzbeschreibung der vakanten Stelle. Hier gilt es, die wichtigsten für Bewerber relevanten Daten und Fakten zu nennen. Unabdingbar ist eine möglichst konkrete Beschreibung der Aufgaben. Sinnvoll sind auch Angaben dazu, wo die Stelle in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist und welche Befugnisse der künftige Stelleninhaber hat, damit potenzielle Kandidaten entscheiden können: Ist das eine interessante Stelle für mich?

Doch Achtung, diskriminierende Aussagen sind hier nicht erlaubt! Lesen Sie mehr: Diskriminierung in Stellenanzeigen: Diese Formulierungen in Stellenanzeigen können teuer werden

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„Wir erwarten …“: das Anforderungsprofil.

Nach der Stellenbeschreibung werden meist die Anforderungen an den neuen Mitarbeiter formuliert – zum Beispiel, welche Ausbildung, Berufserfahrung, IT- und Fremdsprachenkenntnisse er oder sie haben sollte. Bei vielen Stellenanzeigen hat man den Eindruck: Gesucht wird die „Eier legende Wollmilchsau“. Doch die finden Unternehmen in Zeiten eines latenten Fachkräftemangels selten.

Deshalb sollten Betriebe vor dem Formulieren einer Stellenanzeige scharf analysieren: Welche Anforderungen muss der künftige Stelleninhaber auf alle Fälle erfüllen? Und: Wo können wir Abstriche machen? Denn wird die Messlatte zu hoch gelegt, bewerben sich vielleicht nicht genug Stellensucher. Ist die Messlatte zu niedrig, besteht die Gefahr, dass sich vorwiegend ungeeignete Kandidaten bewerben. Hier das rechte Maß zu finden, setzt eine realistische Einschätzung der Arbeitsmarktsituation voraus.

Meist enthält das Anforderungsprofil auch Angaben zur sozialen Kompetenz des künftigen Mitarbeiters – jedoch in so schwammigen Formulierungen wie: „Unser neuer Mitarbeiter soll flexibel und belastbar sein.“ Vermeiden Sie solche Floskeln. Denn was bedeutet die Vokabel „flexibel“? Dass Ihr neuer Mitarbeiter rund um die Uhr abruf- und einsatzbereit sein muss? Und was bedeutet die Vokabel „belastbar“? Dass Ihre Personaldecke so dünn ist, dass der Neue in Arbeit ertrinkt? Schreiben Sie statt „flexibel“ zum Beispiel: „Unser neuer Mitarbeiter soll für neue Problemlösungen offen sein.“ Und statt „belastbar“: „Unser neuer Vertriebsleiter sollte auch in kritischen Situationen einen kühlen Kopf bewahren.“ Dann wissen die Bewerber, was erwartet wird, und müssen nicht spekulieren.

„Wir bieten …“: die gebotenen Leistungen.

Hier schildert das Unternehmen, was es dem Bewerber bietet. Diese Passage ist von großer Bedeutung – vor allem wenn die gesuchte Qualifikation rar ist und die potenziellen Kandidaten die Qual der Wahl haben. Hier sollten Unternehmen alles auflisten, was bei Stellensuchenden das Gefühl erzeugt: Das könnte ein interessanter Arbeitgeber für mich sein!

Ein attraktives Gehalt bieten auch die Mitbewerber – zumindest laut Stellenanzeige. Also können Unternehmen hiermit nicht punkten. Anders sieht es aus bei den freiwilligen Sozialleistungen und den Aufstiegsmöglichkeiten. Und nicht jeder Betrieb unterstützt seine Mitarbeiter bei der Wohnungssuche. Oder bei Suche eines Hortplatzes. Auch mit den Weiterbildungsmöglichkeiten können Unternehmen sich profilieren – insbesondere bei Informatikern, Technikern und Ingenieuren, deren Fachwissen schnell veraltet.

„Wir bitten …“: die Bewerbungsmodalitäten.

Hier steht unter anderem, wie sich die interessierte Personen bewerben sollten; des Weiteren, welche Unterlagen sie ihren Bewerbungen beifügen sollten. Sind elektronische Bewerbungen möglich, sollte das Unternehmen angeben, welche Dateiformate erwünscht sind und wie groß Dateien maximal sein sollten.

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Sinnvoll ist es auch, einen Ansprechpartner mit Durchwahl und Mail-Adresse zu nennen. Sonst landen Bewerber bei telefonischen Rückfragen zunächst in der Zentrale. Werden sie dann von Pontius zu Pilatus verbunden, fragen sie sich automatisch: Wie professionell ist das Unternehmen organisiert?

Meist enden Stellenanzeigen mit einem steifen Satz wie: „Senden Sie Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen bis zum 31. Mai an unsere Personalabteilung.“ Sympathischer wäre ein Schlusssatz wie: „Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.“

Unser Experte

Alexander Walz ist Geschäftsführer der Personalberatung Conciliat in Stuttgart.

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