RESPONSABLE ADMINISTRATIF (H/F)

Spécialiste de l'intérim et du recrutement par secteur, LIP compte plus de 190 agences en France et à l’étranger. Nos agences d’emploi Tertiaire, Commerce & Ingénierie recrutent en CDI, CDD et intérim. Comptabilité, finance, vente, commerce, informatique… Tous les domaines sont concernés. Avec LIP, menez votre projet professionnel vers la réussite !Pour l'un de nos clients, on cherche un Responsable Adminitratif pour la prise en charge de l'ensemble de l'activité administrative de l'entreprise. Vous assurez le bon déploiement des outils mis en place selon les procédures d'organisation définies. Vous est garant du processus administratif des chantiers. Vous assistez le DAF au quotidien sur la gestion de l'entreprise et en étant l'interface entre le pôle chantiers et les partenaires externes. Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, et assurez le bon fonctionnement de la structure en assurant les service généraux de l'entreprise. Vos mission 1 - EFFECTUER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE, LA RECEPTION DES CLIENTS / FOURNISSEURS, LES RENSEIGNER OU LES ORIENTER 2 - ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE ET DU PERSONNEL En saisissant et mettant en forme les documents, les transmettant, les classant et les archivant selon les procédures définies En gérant le courrier, en traitant et classant les mails En veillant à la mise à jour des documents légaux (assurances, attestations diverses) En suivant les dossiers de qualification RGE et autres labels, anticiper les renouvelements En mettant à jour les bases de données concernant les fournisseurs, clients et sous-traitants En suivant la planification des chantiers et en vérifiant la bonne saisie des données sur les logiciels de l'entreprise (ERP, application de gestion des heures et planning) En gérant les stocks de fournitures administratives et consommables et épicerie En actualisant le suivi de la flotte automobile : pneus, suivi des prise de rdv En suivant les besoins d'entretien / réparation des véhicules et en organisant les rdv En suivant les consommations en carburants En suivant les rapports de géolocalisation En gérant les les sinistres (auto, chantiers, divers…) En suivant les besoins en EPI et en gérant le stock En mettant à jour et en enrichissant le DUER En mettant à jour et en enrichissant le livret d'accueil de nouveaux salariés 3 - ASSURER LA COMPTABILITE CLIENTS / FOURNISSEURS DE L'ENTREPRISE En triant les boites mails contact et achats En enregistrant les factures fournisseurs En vérifiant la conformité des factures & litiges (avoirs) En saisissant les factures fournisseurs sur Batigest En tenant à jour le tableau de suivi des règlements fournisseurs En gérant les ouvertures de compte fournisseurs : administratif + Batigest // à la demande du responsable En archivant annuellement En répondant dans les temps à la partie administrative des appels d'offre en collaboration avec les chargés d'affaires et en assurant le dépôt des dossiers sur les plateformes En créant les chantiers, en enregistrant les commandes (ordre de service, création client, caution bancaire...), après avoir vérifier la cohérence et en collectant les documents administratifs obligatoires (attestations de TVA et autre) En créant les interventions Fi 360 En établissant des factures DGD En établissant le dossier de fin chantier et en collectant les documents administratifs de cloture (PV de réception de chantier, Attestation de bonne exécution, Auto contrôle, …) En déclarant les installations auprès de Mitsubishi dans le cadre des extensions de garantie En constituant les dossiers de demandes d'aides financières des clients particuliers En vérifiant la cohérence des factures / marché de travaux En envoyant l'ensemble des factures du mois En déposant sur Chorus les factures de marchés public En suivant les cautions bancaires et retenues de garanties, avenant et solde En archivant les dossiers EXE 4 - ASSURER L'ADMINISTRATIF LIE AUX CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE DE L'ENTREPRISE En tenant à jour les dossiers En rédigeant et en suivant les contrats de sous-traitance En vérifiant la validité des assurances et des documents légaux des sous-traitants En vérifiant l'existance d'un bon de commande SST Batigest En collectant les factures d'avancement du SST / et en contrôlant la cohérence avec le bon de commande et le chargé d'affaires En saisissant les factures SST sur Batigest En tenant à jour le tableau de suivi des règlements SST 5 - ASSURER LE SUIVI DES DEPANNAGES ET INTERVENTIONS EN REGIE En centralisant les demandes de dépannages En élaborant les plannings En suivant l'avancée des travaux En récoltant les rapports d'intervention En facturant les interventions En archivant les documents Le poste est basé à EYBENS