Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

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Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Die ausgeschriebene Stelle ist im Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement (BLM), in der Abteilung Infrastrukturelles Liegenschaftsmanagement (ILM) angesiedelt. Innerhalb der JGU ist die Abteilung ILM Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Nutzung von Gebäuden und Außenanlagen der Johannes Gutenberg-Universität.

Als Mitarbeiter*in in der Registratur übernehmen Sie die fachliche Verantwortung. Sie stellen einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Zuständigkeitsbereich sicher und entwickeln die bestehenden Prozesse – insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung – zukunftsorientiert weiter.

Ihre Aufgaben:

Sicherstellung einer effizienten Registratur:

Ordnen von papiergebundenen und elektronischen Akten nach dem aktuellen Aktenplan

Digitalisieren von Akten und Schriftstücken zur Weiterleitung und Archivierung

Bearbeitung von Postein- und ausgängen, insb. des Präsidiums

Beantwortung telefonischer Anfragen, z.T. auf Englisch

Verteilung von Gesetzesblättern

Aushilfe bei der Poststelle der JGU

Unterstützung und Weiterentwicklung von IT-gestützten Prozessen der Schriftgutverwaltung inkl. E Akte und E-Vorgangsbearbeitung

Verwaltung des Altschriftgutes, Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Vorbereitung für die Abgabe an das Universitätsarchiv

Unterstützung weiterer Verwaltungsprozesse, u.a.

Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Antrittsvorlesungen neu berufener Hochschullehrer/innen in Abstimmung mit den Fachbereichen

Auswertung von (Senats-)Protokollen

Raumvergabe

Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen

Ihr Profil:

abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen kaufmännischen Bereich (bspw. Kaufmann/frau für Büromanagement o.ä.)

EDV-Kenntnisse (insbes. der Microsoft-Office-Produkte), DocuWare, JobRouter gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

Führerschein Klasse B

Kenntnisse im Archiv- und Registraturwesen sind wünschenswert

Kenntnisse der Organisation und der Strukturen der JGU sowie des Aufbaus und der Zuständigkeiten innerhalb der Zentralen Verwaltung sind von Vorteil gesundheitliche Eignung/körperliche Belastbarkeit im Hinblick auf schweres Heben und Tragen im Rahmen von Aktenaussonderungen

Teamgeist und eine kooperative Arbeitsweise

Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Zuverlässigkeit

Absolute Diskretion und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen

Die Stelle wird nach EG 6 TV-L vergütet und ist ab sofort unbefristet zu besetzen.

Eine Besetzung mit zwei Teilzeitkräften ist möglich.

Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.

Bewerbungen älterer Menschen sind erwünscht.

Menschen mit Schwerbehinderung und die ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellten Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum 13.11.2026 über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen [Anschreiben, Lebenslauf, relevante (Arbeits-)Zeugnisse (ggf. mit deutscher Anerkennung)].

Eine Einstellung in den öffentlichen Dienst des Landes Rheinland-Pfalz darf nur erfolgen, wenn Sie die Gewähr dafür bieten, jederzeit für die freiheitliche demokratische Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes und der Verfassung für Rheinland-Pfalz einzutreten.

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Wir bieten

Sichere und transparente Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder sowie weitere Zusatzleistungen wie eine Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung

Unterstützung für Eltern und pflegende Mitarbeitende, Kitaplätze sowie ein großes Gesundheits- und Sportangebot auf dem Campus großer öffentlicher Parkplatz direkt neben dem Gebäude

Möglichkeit zur Nutzung von Corporate Benefits

Möglichkeit zur Nutzung der Angebote des allgemeinen Hochschulsports ermäßigtes Deutschlandticket

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Interesse geweckt?

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Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Kennziffer

J217-2026

Bewerbungsfrist

13.11.2026

Eingruppierung

EG 6 TV-L

Befristung

Unbefristet

Einsatzort

Mainz

Umfang

100%

Eintrittsdatum

Ab sofort

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Susanne Scheffczyk

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