Assistant direction polyvalent (H/F)

Assistanat auprès de la Direction Générale et Gestion administrative des nouveaux entrants

Pilotage de l'agenda du Comex : arbitrage des priorités, organisation des réunions et gestion des déplacements.

Préparation des dossiers exécutifs : création, relecture et mise en forme de supports, comptes-rendus et présentations.

Filtrage et gestion des flux d'information : traitement prioritaire et confidentiel des e-mails et courriers.

Coordination des parties prenantes : interface clé avec les interlocuteurs internes et externes (clients, candidats, prestataires).

Suivi des onboardings en lien avec la DRH et la DSI (Gestion des accès badges, téléphones et équipements pour les nouveaux collaborateurs avec la DSI

Coordination et suivi des Services Généraux

Veiller à l'excellence de l'environnement de travail en coordonnant l'ensemble des partenaires et prestataires de services (accueil, maintenance, fourniture bureau, sécurité).

Gestion des espaces de travail et garantie d'un cadre de travail fonctionnel.

Suivi budgétaire et contractuel : gestion du budget des services généraux, suivi des contrats fournisseurs et recherche continue d'optimisation des coûts.

Gestion des équipements et stocks : suivi des commandes de fournitures et gestion du parc matériel en lien étroit avec la DSI.

Maintenance et amélioration continue : prise en charge réactive des dysfonctionnements locaux et proposition d'ajustements pragmatiques pour fluidifier le quotidien du bureau.

Organisation d'Événements Internes & Externes

Suivi d’événements d’entreprise : En lien avec la Directrice Marketing, vous êtes en charges de planifier des événements internes et externes.

Accueil et représentation : prise en charge des visiteurs de marque (clients institutionnels, partenaires stratégiques).

Communication Interne

Contribution à l'animation de la communication interne (notes d'information)

Support à l'organisation de temps forts collectifs (team buildings, événements internes RH)

Participation ponctuelle à quelques projets transverses en lien avec les équipes internes.

Compétences Techniques

Maîtrise des outils digitaux : pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et outils collaboratifs (agendas partagés, plateformes de travail à distance).

Compétences administratives : aisance rédactionnelle, rigueur documentaire et organisation méthodique.

Une compréhension de l'écosystème financier et réglementaire est un plus.

Langues : anglais B1/B2 (écrit et oral).

Savoir être

Discrétion absolue, sens du service et gestion des informations sensibles.

Anticipation, proactivité, gestion fine des priorités et gestion du stress en environnement exigeant.

Aisance relationnelle, esprit d'équipe et adhésion naturelle aux valeurs de l'entreprise.