Managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken

Als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken ben jij een belangrijke schakel binnen de directie Stabiliteit en Humanitaire Hulp (DSH). Je ondersteunt de directeur, afdelingshoofden en beleidsmedewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Samen met je collega's zorg je dat alles goed georganiseerd is en werkzaamheden soepel doorgaan, ook wanneer het druk is.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de gezamenlijke mailbox, beantwoordt vragen en stuurt berichten door naar de juiste collega's.
• Je beheert de agenda's van afdelingshoofden en zorgt dat afspraken goed worden ingepland.
• Je boekt dienstreizen voor afdelingshoofden en helpt medewerkers bij het gebruik van het boekingssysteem.
• Je reserveert vergaderzalen en regelt videoverbindingen voor hybride overleggen.
• Je ondersteunt bij de organisatie van conferenties en bijeenkomsten, bijvoorbeeld door uitnodigingen te versturen.
• Je stemt werkzaamheden af met andere managementondersteuners en zorgt voor een goede overdracht bij afwezigheid.
• Je voert verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden uit voor de directie.

Je werkt 36 uur per week. Het gaat om een vertrouwensfunctie waarbij je zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie.

Functie-eisen:

Je bent een enthousiaste en nauwkeurige managementondersteuner die graag anderen helpt. Je houdt overzicht wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen en weet goed prioriteiten te stellen. Je communiceert duidelijk, werkt prettig samen en voelt aan hoe je moet handelen in een politieke omgeving. Ook durf je grenzen aan te geven en vraag je door wanneer een opdracht niet duidelijk is.

Verder:

• Heb je minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding.
• Heb je ruime relevante ervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Heb je goede kennis van Microsoft Office, zoals Word, Excel en PowerPoint.
• Heb je ervaring met agendabeheer, plannen en organiseren.
• Beheers je de Nederla

Functie-eisen

MBO-Algemeen

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris van € 3097,95 tot € 3984,50 o.b.v. 36 uur/ schaal 7, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenr