Verwaltungsleiter (m/w/d)

Wir als Verein „Haus der Familie Guben e. V.“ bauen auf über 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der sozialen Arbeit mit dem Schwerpunkt der Kinder- und Jugendhilfe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine engagierte, verantwortungsbewusste und vertrauenswürdige Persönlichkeit als

Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit in der schönen Neißestadt Guben.

Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:

Verwaltung und Organisation

• Organisation, Koordination und Sicherstellung der allgemeinen Verwaltungsabläufe
• Bearbeitung allgemeiner administrativer und kaufmännischer Aufgaben
• Pflege und Verwaltung von Stamm- und Personaldaten
• Fachliche Koordination der Verwaltungsaufgaben und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen und Arbeitsbereiche sowie den Mitarbeitenden
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse
• Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Dokumentation

Finanz- und Rechnungswesen

• Fachliche Koordination und Organisation des Rechnungswesens gemeinsam mit einer Mitarbeiterin
• Aktive Mitarbeit in der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten)
• Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle
• Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Zahlungseingänge und -ausgänge
• Abstimmung und Pflege der Konten sowie Klärung offener Posten
• Führung der Bargeld- und Portokasse
• Durchführung der Haushalts- und Kassenangelegenheiten einschließlich Rechnungslegung
• Erstellung von Haushaltsplanentwürfen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen
• Mitwirkung bei der Liquiditätsplanung und Überwachung der finanziellen Entwicklung des Vereins
• Erstellung und Vorbereitung der Jahresabschlüsse
• Zusammenstellung und Prüfung sämtlicher erforderlicher Abschlussunterlagen
• Verwaltung des Vereinsvermögens einschließlich Anlagenbuchhaltung
• Erstellung von Jahresrechnungen, Auswertungen und finanziellen Übersichten für Einrichtungen und Projekte
• Vorbereitung und Begleitung steuerlicher und wirtschaftlicher Prüfungen
• Aufbereitung der finanziellen Ergebnisse und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und Aufsichtsrat

Fördermittel- und Projektmanagement

• Kaufmännische Begleitung und Verwaltung unserer Einrichtungen und Projekte
• Bearbeitung und Kontrolle von Fördermittelabrechnungen
• Überwachung von Fördermittelabrufen, Zahlungseingängen und zweckgebundener Mittelverwendung
• Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Korrespondenz mit Zuwendungsgebern und Fördermittelstellen
• Überwachung von Abrechnungsfristen und Förderbedingungen
• Mitwirkung bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung

Zusammenarbeit und Berichtswesen

• enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Berichten für den Verein und Mitgliederversammlung
• regelmäßige Berichterstattung über die wirtschaftliche und administrative Entwicklung des Vereins
• Umsetzung und Begleitung der durch Vorstand und Aufsichtsrat gefassten Beschlüsse im eigenen Zuständigkeitsbereich
• Zusammenarbeit mit den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen auf Augenhöhe
• Unterstützung der Leitungskräfte in kaufmännischen und administrativen Fragestellungen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Verwaltung, im Rechnungswesen oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit
• fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere im Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbereich
• Kenntnisse in der Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen
• gute Kenntnisse im Vereinsrecht, Steuerrecht und idealerweise im Gemeinnützigkeitsrecht
• wünschenswert sind Erfahrungen im Fördermittelmanagement und Zuwendungsrecht
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel
• ein gutes Zahlenverständnis sowie analytisches und lösungsorientiertes Denkvermögen
• eine schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Arbeitsabläufe fachlich zu koordinieren
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• ein hohes Maß an persönlicher Integrität, Loyalität und absoluter Vertrauenswürdigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Finanz-, Personal- und Vereinsangelegenheiten
• die Fähigkeit zu einer vertrauensvollen, konstruktiven und verbindlichen Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
• Führerschein Klasse B
• Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen unseres Vereins

Das bieten wir Ihnen

• eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit
• eine zentrale Position mit engem Austausch zum Vorstand und Aufsichtsrat
• eigenständiges Arbeiten im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten
• gute Arbeitsbedingungen
• leistungsgerechte Vergütung
• kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Sie und Ihre Bewerbungsunterlagen.

Diese richten Sie bitte schriftlich an:

Haus der Familie Guben e.V.

z. Hd. Vorstand

Goethestraße 93

03172 Guben oder gerne auch via E-Mail im PDF-Format an: