Administratieve hulp

Als administratieve ondersteuning zal je met heel veel diverse zaken en departement in aanraking komen.

Human Resource Management:

Ontwikkelen en uitvoeren van onboarding en offboarding plannen.

Volgen van gerelateerde acties en assisteren van werknemers bij vragen.

Bijhouden van de organisatiestructuur.

Bijhouden en volgen van de trainingsmatrix en competentiematrix.

Initiëren en volgen van het prestatie-/competentiebeoordelingsproces.

Onderhouden van communicatie met HR.

Asset Management:

Bijwerken van het assetregister met nieuw aangeschaft of niet langer gebruikt materiaal.

Communiceren met de inkoopafdeling en IT.

Infrastructure Management:

Monitoren van temperatuur, vochtigheid, enz. via een monitoringdashboard.

Volgen van het onderhoud van brandbeveiliging en noodstroomaggregaten.

Aanvragen van toegangsbadges en zorgen voor correcte toegangsrechten voor verschillende infrastructuren.

Opstellen van rapporten.

Contract Management:

Volgen van contracten en NDA's.

Uploaden van klanten-, leverancierscontracten naar het contractsysteem.

Beheer van de contractdatabase.

Financieel Management:

Aanvragen en opvolgen van betalingen met Materialise-personeel.

Reguliere & Belastingrapportage:

Indienen van omzetgerelateerde gegevens bij nationale autoriteiten.

Rapporteren aan nationale autoriteiten over premies en voordelen verleend aan zorgprofessionals.

Office Management:

Ophalen en verwerken van fysieke post.

Bestellen van kantoorbenodigdheden.

Bestellen/aankopen van voedselvoorraden.

Beheer van telecomfacturering.

Toezicht houden op de netheid van het kantoor.

Eerste hulp.

Ondersteuning Preventieadviseur:

Opstellen van preventieplannen (gebaseerd op eerdere plannen).

Interne follow-up om feedback van IDEWE te implementeren.

Interne follow-up op het preventieplan.

Profiel

Ervaring in een vergelijkbare rol is een pluspunt.

Organiseren en administratie zijn jouw sterke punten.

MS Office gebruik je vlot.

Communiceren gaat je goed af.

Je spreekt en schrijft goed Engels.

Zelfstandig werken en initiatief nemen zijn belangrijk.

Aanbod

Twee dagen per week, bij voorkeur op maandag en vrijdag, is jouw werkritme. Dit is bespreekbaar.

Je stapt in een levendige en collegiale omgeving.

Persoonlijke en professionele groei staan hier centraal.