Teamverantwoordelijke Administratie & IT

Krijg jij energie van een goed georganiseerd team, heldere processen en toepassingen die het administratieve werk eenvoudiger en efficiënter maken? Combineer je dat met sterk leiderschap, een analytische blik en het vermogen om prioriteiten te stellen? Dan ben jij misschien onze nieuwe Teamverantwoordelijke Administratie & IT.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de directeur, geef je leiding aan het team Administratie & IT (8 mensen) en maak je deel uit van het managementteam.

Je bent verantwoordelijk voor een vlotte administratieve werking en voor de processen, toepassingen en IT-ontwikkelingen die deze werking ondersteunen.

Dit houdt onder meer de volgende activiteiten in:

• Je coacht en stuurt het team Administratie & IT aan en bewaakt de taakverdeling, werkbelasting en continuïteit.
• Je vertaalt de doelstellingen van Horeca Forma naar duidelijke prioriteiten en doelstellingen voor je team.
• Je bewaakt dat administratieve processen correct, efficiënt en uniform verlopen en grijpt in wanneer de kwaliteit of continuïteit in het gedrang komt.
• Je brengt knelpunten en verbetermogelijkheden in de administratieve werking in kaart en bepaalt welke optimalisaties prioritair worden opgenomen.
• Je beoordeelt voorstellen voor procesverbetering op meerwaarde, haalbaarheid en benodigde capaciteit en volgt goedgekeurde verbetertrajecten op.
• Je bewaakt dat relevante processen en werkafspraken duidelijk beschreven, actueel en praktisch bruikbaar zijn.
• Je bepaalt de prioriteiten voor IT en digitalisering en stuurt de IT-medewerker aan vanuit de noden van de werking.
• Je beoordeelt voorstellen voor tools, toepassingen en automatiseringen en bewaakt dat deze goed aansluiten bij de administratieve processen en de gebruikers.
• Je gebruikt relevante data en rapportages om de werking op te volgen, knelpunten te signaleren en verbeterkansen te herkennen.
• Je stemt af met andere teams wanneer administratieve processen of toepassingen ook een impact hebben op hun werking.
• Je bent intern verantwoordelijk voor GDPR, bewaakt dat processen en dienstverlening aan de geldende privacywetgeving voldoen en bent het aanspreekpunt voor onze externe DPO.
• Als lid van het management denk je mee over de werking van Horeca Forma en neem je verantwoordelijkheid op voor gezamenlijke beslissingen.

Profiel

• Je beschikt over een diploma hoger onderwijs
• Je hebt ervaring in een leidinggevende functie en bent een coach die mensen richting geeft en laat groeien.
• Je hebt een sterk procesmatig en organisatorisch inzicht en ziet snel waar een werking eenvoudiger of efficiënter kan.
• Je kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, prioriteiten stellen en beslissingen nemen.
• Je bent digitaal sterk en hebt voldoende affiniteit met IT, toepassingen en automatisering om mogelijkheden te beoordelen en de juiste vragen te stellen.
• Je hoeft geen IT-specialist te zijn, maar je kan technische expertise vertalen naar de noden van de dagelijkse werking.
• Je kan data en rapportages interpreteren en verbanden leggen tussen cijfers, processen en resultaten.
• Je communiceert helder en werkt vlot samen met medewerkers, collega's en management.
• Je bent positief-kritisch, probleemoplossend en neemt graag initiatief.
• Je kan schakelen tussen de dagelijkse werking van je team en het bredere organisatieperspectief.
• Je bent perfect Nederlandstalig

Aanbod

• Een voltijds contract (40u/week) van onbepaalde duur
• Een aantrekkelijk verloningspakket met extralegale voordelen
• Bedrijfswagen, laadpaal, laadpas
• Laptop + internet thuis
• GSM + abonnement
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering + ambulante zorgen en tandzorg
• Maaltijdcheques
• Verlofrechten: 33 dagen (20 vakantiedagen + 12 ADV-dagen + 1 anciënniteitsdag na 6 maanden, nadien +1 om de 5 jaar)
• Een boeiende en afwisselende functie met verantwoordelijkheid en ruimte om de werking mee vorm te geven
• Een prettige collegiale werkomgeving met een sterke passie voor horeca
• Mogelijkheid tot telethuiswerk voor 2 dagen per week