Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Netzwerker mit Fördeblick.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vermietung · Mieter- & Mitarbeiterbetreuung · Netzwerk · Buchhaltungsüberblick

Zu unserer Unternehmensgruppe an der Kieler Förde gehören die Yacht- und Bootswerft Marina Rathje mit Yachthafen und rund 90 Liegeplätzen, die Lindenau Coast GmbH mit dem WESTUFER Maritim-Park auf dem ehemaligen Lindenau-Werftgelände (Hallen, Büros, Praxen, Sport- und Event-Flächen), eine Hausverwaltung für Wohn- und Gewerbeimmobilien in Kiel und eine Anwaltskanzlei.

Routinearbeit wie Schriftverkehr, Auswertungen und Abrechnungen erledigen wir zunehmend automatisiert mit KI. Was keine KI ersetzen kann, sind Menschen, die Beziehungen aufbauen und pflegen: zu unseren Mietern, zu unserem Team und zu den Verbänden, Vereinen und Unternehmen, die unsere Flächen füllen. Genau dafür suchen wir dich.

Du sorgst dafür, dass unsere Flächen vermietet sind, unsere Mieter bleiben, unser Team sich wohlfühlt – und die Geschäftsführung den Kopf frei hat.

Was du bei uns machst

1. Vermarktung & aktive Akquise – dein Schwerpunkt

• Flächen vermarkten: Hallen, Büros, Praxis- und Gewerbeflächen, Wohnungen, Liegeplätze und Winterlager – Exposés, Inserate, Website und Social Media aktuell halten.
• Aktiv auf Interessenten zugehen: Sport- und Fachverbände, Vereine, Kammern (IHK, Handwerkskammer), Wirtschaftsförderung, Gesundheits- und Sportanbieter, Event- und Kreativbranche, maritime Netzwerke – anrufen, anschreiben, besuchen.
• Netzwerk dauerhaft pflegen: Kontakte in einer Kontaktdatenbank führen, regelmäßig nachfassen, auf Messen, Netzwerktreffen und eigenen Veranstaltungen auf dem Gelände präsent sein.
• Vom Erstkontakt bis zum Vertrag: Besichtigungen durchführen, Angebote und Mietverträge vorbereiten, Übergaben organisieren.

2. Mieterpflege

• Feste Ansprechperson für alle Mieter – Wohnen, Gewerbe, Hallen und Liegeplätze.
• Regelmäßig im Kontakt: Mietergespräche, Rundgänge, Zufriedenheit abfragen, Anliegen zügig klären und nachhalten.
• Mängel & Handwerker: Meldungen aufnehmen, Handwerker beauftragen und Termine steuern.
• Mieter halten: Vertragsverlängerungen rechtzeitig angehen, Mieterveranstaltungen und Community auf dem Gelände fördern.

3. Mitarbeiterpflege

• Ansprechperson für unser Team in allen Gesellschaften – ein offenes Ohr, kurze Wege.
• Personalorganisation: Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, Urlaubs- und Einsatzplanung, Unterlagen und Fristen.
• Zusammenhalt: Mitarbeitergespräche vorbereiten, Teamevents organisieren, Personalsuche unterstützen.

4. Überblick über die Buchhaltung

• Belege im Griff: Eingangs- und Ausgangsbelege der Gesellschaften vollständig sammeln, zuordnen und an unseren Buchhalter übergeben.
• Bank & offene Posten: Kontoauszüge mit Belegen abgleichen, Mieteingänge und offene Forderungen überwachen, Mahnungen vorbereiten.
• Plausibilität: Monatliche Auswertungen des Buchhalters prüfen und Auffälligkeiten melden. Das eigentliche Buchen und die Abschlüsse bleiben beim Buchhalter, Rechnungen und Kanzlei-Abrechnung bei unseren Kolleginnen und Kollegen – du behältst den Gesamtüberblick.

5. KI-gestützt arbeiten

• Du arbeitest täglich mit Microsoft 365 und KI-Assistenten wie Claude, prüfst die Ergebnisse und machst unsere Abläufe Schritt für Schritt noch automatischer. Vorkenntnisse brauchst du nicht – Neugier schon.

Was du mitbringst

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation – Quereinsteiger aus Vertrieb, Vermietung oder Hausverwaltung sind willkommen.
• Freude am Umgang mit Menschen: Du telefonierst gern, gehst aktiv auf andere zu und bleibst dran.
• Erfahrung in Vermietung, Vertrieb, Kundenbetreuung oder Netzwerkarbeit ist ein großes Plus.
• Zahlenverständnis und Grundkenntnisse in Buchhaltung – oder die feste Absicht, sie dir anzueignen.
• Selbstständige, verlässliche Arbeitsweise: Du bringst Dinge zu Ende, ohne dass man nachfragen muss.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Offenheit für KI und digitale Tools, gutes Deutsch in Wort und Schrift, Führerschein Klasse B.
• Lust auch Kosten im Blick zu haben und Angebote mit auf den Weg zu bringen

Was wir dir bieten

• Einen Arbeitsplatz direkt an der Kieler Förde – Werft, Marina und Gewerbepark vor der Tür.
• Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum und direktem Draht zur Geschäftsführung.
• Kein Papierkram-Hamsterrad: Routine übernimmt die KI, du kümmerst dich um Menschen.
• [Gehalt:. 3.200–3.800 € brutto/Monat je nach Erfahrung, ggf. Erfolgsprämie für neue Mietverträge]
• 10+20 Urlaubstage, Benefits wie Parkplatz, Zuschüsse, Segeln Motorbootfahren usw.

Klingt nach dir?

Dann schick uns einfach deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen, warum du zu uns passt – ein klassisches Anschreiben brauchen wir nicht. Gern auch mit Gehaltsvorstellung und frühestem Starttermin.