Sachbearbeitung Frontoffice

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.

Möchtest du die Visitenkarte einer bedeutenden medizinischen Einrichtung werden? Beim Universitären Psychiatrischen Zentrum Bern (UPZ) hast du die Chance, als erste Ansprechperson an der Telefonzentrale und am Empfang einen wesentlichen Beitrag zu leisten. In dieser zentralen Position bist du das erste Gesicht und die erste Stimme, die unsere Patientinnen und Patienten und Besucherinnen und Besucher willkommen heisst – und sorgst dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Mit deiner freundlichen, professionellen und serviceorientierten Art sorgst du für einen reibungslosen Empfang und eine effiziente administrative Abwicklung. Du behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, koordinierst Anfragen und unterstützt die interprofessionellen Teams bei ihren täglichen Aufgaben. Damit leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen Patientenversorgung.

Ihre Aufgaben

Du betreust den Empfang und die Telefonzentrale und sorgst für eine freundliche und professionelle Auskunftserteilung

Du nimmst Patientinnen und Patienten für ambulante Sprechstunden und stationäre Aufenthalte auf und erfasst ihre Stammdaten elektronisch

Du eröffnest, bewirtschaftest und schliesst ambulante und stationäre Fälle sowie Notfall- und Konsiliarfälle ab

Du bearbeitest administrative Aufgaben im Zusammenhang mit ambulanten Sprechstunden, der mobilen Alterspsychiatrie und der Memory Klinik

Du triagierst eingehende Krisenanrufe und leitest diese bei Bedarf an den Notfalldienst oder den Dienstarzt weiter

Du unterstützt den Notfall- und Konsiliardienst bei telefonischen und administrativen Anliegen und koordinierst Termine für Notfallsprechstunden

Du bearbeitest das zentrale E-Mail-Postfach, leitest Nachrichten an die zuständigen Personen weiter und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher

Du erstellst und verwaltest Krankengeschichten im Archiv und unterstützt bei Fallkorrekturen sowie bei der Leistungserfassung

Du informierst Angehörige und Begleitpersonen und arbeitest eng mit den verschiedenen internen und externen Ansprechpersonen zusammen

Du unterstützt das Backoffice bei der Absage von Erst- und Verlaufsgesprächen

Ihr Profil

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder in der Administration mit

Du kommunizierst freundlich, professionell und adressatengerecht und behältst auch bei hohem Telefonaufkommen und anspruchsvollen Kontakten die Ruhe

Du bist belastbar, teamfähig und sozial kompetent und überzeugst durch dein hohes Verantwortungsbewusstsein

Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und setzt auch bei wechselnden Prioritäten die richtigen Schwerpunkte

Du verfügst über eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Berufsgruppen

Du gehst sorgfältig mit vertraulichen Informationen um und hältst die Datenschutzbestimmungen konsequent ein

Du bist versiert im Umgang mit digitalen Anwendungen; Kenntnisse des Klinikinformationssystems ORBIS sind von Vorteil

Sprachkenntnisse

Deutsch

Stellenantritt per sofort oder nach Vereinbarung (befristet auf 31.12.2027 mit Option auf eine Festanstellung)