Assistenz der Werksleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten

Erstellung von Berichten und unterschriftsreifen Korrespondenzen, ggf. auch in einer Fremdsprache

Anfertigung tabellarischer Übersichten, Zahlenaufstellungen, Schaubildern und Diagramme sowie Durchführung und Aufarbeitung von Recherchen

Organisation und Verwaltung der Büroablage sowie Sicherstellung des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff und ordnungsgemäßer Vernichtung von Schriftgut

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial & Visitenkarten

Bearbeitung der Ein. und Ausgangspost, Prüfung auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, versandfertige Aufbereitung sowie Verwaltung allgemeiner E.Mail-Postfächer

Entgegennahme, Herstellung und Weiterleitung von Telefongesprächen, ggf. in einer Fremdsprache

Beschaffung und Weiterleitung von Informationen aus dem Internet und externen Quellen

Erteilung von Auskünften gegenüber Behörden und Institutionen im Rahmen der Befugnisse

Terminmanagement für die Werksleitung inkl. Planung, Koordination, Raumorganisation und Abstimmung mit Kurierdiensten

Organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Firmenveranstaltungen usw. einschließlich Protokollierung und Verköstigung

Organisation und Betreuung der wöchentlichen MGMT-Meetings inkl. Erstellung der Präsentationen

Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern, Abstimmung von Besuchsterminen und Besprechungen auch in einer gängigen Fremdsprache

Organisation von Dienstreisen sowie Abrechnung der Reisekosten nach betrieblichen Richtlinien, Buchung von Unterkünften

Erfassung und Verarbeitung von Daten für Präsentationen, Statistiken und Auswertungen

Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks inkl. Unterlagen, Kostendarstellung, Mietfahrzeugbeschaffung und Tankkartenmanagement

Übernahme allgemeiner Büromanagementaufgaben (z.B Küchenorganisation)

Vorbereitung der Abrechnung aller Firmenkreditkarten

Organisation und Verwaltung von Gelangensbestätigungen, Verbringungsbescheinigungen und Nachweis über Auslandslieferungen

Anlage von Dienstleistungsaufträgen und Buchung von Wareneingängen

Einlesen von Bestellungen

Anlegen von Kundeaufträgen und Terminbestätigungen

Ihre Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich

Erste Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsleitungsebene

Sicherer Umgang mit ERP-Systemem, idealerweise RGU und/oder SAP

Fundierte MS-Office Kenntnisse

Grundlegende Kenntinisse der DSGVO wünschenswert

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Allgemeine buchhalterische Kenntnisse sowie Erfahrung im operativen Einkauf von Vorteil

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Kommunikationsstärke

Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern und Kunden

Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

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30 Tage Urlaubsanspruch

Eine werteorientierte Team- und Familienkultur

Individuelle Weiterbildung und -entwicklung

Eine betriebliche Altersversorgung

Großes Unternehmensnetzwerk zur Förderung der persönlichen Weiterentwicklung