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Psychologie: Wie schaffe ich alles, was ich mir vornehme?

Schluss mit Durcheinander Endlich wieder fokussiert dabei

© Konstantin Postumitenko / Adobe Stock

09.09.2025, 12:38 3 Min.

Drei Tage vor dem Urlaub schaffen wir so ziemlich alles, was wir uns vorgenommen haben. Klappt das auch jede Woche? Klar! Zehn Tipps, die den Blick für das Wesentliche schärfen.

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Die Not-to-do-Liste

Expert:innen halten dich beim fokussierten Arbeiten fast für wichtiger als die To-do-Liste. Denn je mehr Aufgaben sich vor dir türmen, desto eher neigst du dazu, dich beim ersten Problem schnell ins nächste Projekt zu flüchten. Deshalb: lieber nur eine überschaubare Zahl von Aufgaben anpacken! Was warten kann (oder vielleicht sowieso nicht so wichtig ist), wandert auf eine Not-to-do-Liste. Das macht den Kopf frei fürs Wesentliche.

Die To-do-Liste (aber richtig!)

Kennst du das? Du notierst dir hier, mit wem du etwas besprechen müsstest, kritzelst dorthin, welcher Bitte von Kollegin X du noch unbedingt nachkommen willst … und vergisst garantiert eines davon, weil du die Notizen verloren hast. Besser: nur ein System anlegen, in das konsequent alles wandert, was du glaubst, erledigen zu müssen. Egal ob digitales Tool oder Kalender aus Papier: "Das konsequente Sammeln an einem Ort verringert inneren Stress, weil ich immer weiß, wo die Aufgaben zu finden sind", sagt die Zeitmanagement-Expertin Swantje Allmers.

Die 20-2-Minuten-Regel

Ein weiterer Tipp von Swantje Allmers: "Investiere täglich 20 Minuten, um alle Aufgaben zu ordnen, die du am Tag gesammelt hast. Das heißt, dass du bei jeder Notiz entscheidest: Gehört das in den Kalender, in den Papierkorb oder auf eine Später-Liste?" Dabei fragst du dich: Was ist in zwei Minuten oder weniger zu erledigen? Das wird sofort gemacht. So ist schnell jede Menge vom Tisch.

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Das Gehirn-Back-up

Was länger als zwei Minuten braucht, schiebst du in ein digitales Aufgabensystem wie Asana (siehe auch Kasten S. 102) oder in einen Planner aus Papier. Wichtig dabei: die Aufgaben immer so benennen, dass du auf Anhieb weißt, worum es geht, und die Sache auch wiederfindest. So wird dein System zu einer Art zweite Festplatte deines Gehirns: Du hast dort stets Überblick über deine Aufgaben, Ziele und Prioritäten. Und im Kopf selbst Platz, um dich dem aktuellen To-do zu widmen.

Realitätscheck

Mach jeden Abend einen Plan für den nächsten Tag – aber kalkuliere unbedingt genügend Pausen ein. Denn selbst wenn diese nur fünf Minuten dauern, erhöhen sie Konzentrationsfähigkeit, Produktivität und Wohlbefinden, ergab eine Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Mindestens ebenso wichtig ist ein Puffer für Unvorhergesehenes. Entscheide aber immer bewusst, ob du bei deinem Vorhaben bleibst oder etwas Neues anpackst. Der Vorteil: Wer sich bewusst entscheidet, ist mit dem eingeschlagenen Kurs am Ende auch zufriedener.

Der Kniff mit den Minijobs

Zerlege unübersichtliche – oder nervige – Projekte in kleine Schritte. Das klingt banal, rettet dich aber davor, vor Frust gar nicht erst anzufangen oder in Panik zu geraten, wenn es schnell gehen soll. Beispiel: Du musst dringend digital aufräumen. Verschaffe dir in diesem Fall zuerst einen Überblick über die Aufgaben, die das beinhaltet (Desktop leer räumen, nicht genutzte Apps löschen etc.). Dann vergebe Zeiteinheiten von 15 bis 30 Minuten und ordne diesen die Aufgaben zu: Welchen konkreten Minijob möchtest du in der festgelegten Zeitspanne erledigen? Nach und nach arbeitest du alle deine Punkte dann ab.

Zeitblöcke einrichten

Der britische Produktivitätsexperte Oliver Burkeman empfiehlt, täglich Zeitblöcke von zwei bis drei Stunden nur für konzentriertes Arbeiten zu reservieren und für diese Zeiteinheit ein Ziel festzulegen. Nach der Limited Resource Theory verfügt unser Gehirn nämlich nur über einen begrenzten Energievorrat – und bei intensiver Konzentration verbraucht es viel davon. Burkeman zufolge ist es deshalb effektiver, sich drei Stunden tief zu konzentrieren, als den ganzen Tag halbherzig zu arbeiten. Schotte dich so ab, dass Ablenkungen an dir abprallen: Handy weg, Nachrichten auf stumm.

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Bleib flexibel

Überlege regelmäßig, ob deine Prioritäten immer noch sinnvoll sind. Am besten prüfst du dazu jede Woche dein Aufgabensystem, um sicherzustellen, dass dir nichts Wichtiges durchrutscht. Schmeiß raus, was nicht sein muss.

Mein Freund, der Raum

Wo du arbeitest, hat großen Einfluss auf deine Leistungsfähigkeit. So fällt dir das Denken in gewohnter Umgebung mit vertrauter Klangkulisse leichter. Das Gehirn kann dann nämlich seine ganze Energie ins Aufgabenlösen stecken, statt nebenbei ständig neue Reize verarbeiten zu müssen. Auch regelmäßige Arbeitszeiten unterstützen den konzentrationsfördernden Gewohnheitseffekt.

Lebe lieber unperfekt!

Oft hast du Aufgaben eigentlich erledigt, steckst dann aber viel Zeit und Kraft in Verbesserungen, die im Grunde nicht sein müssten. Anders als etwa beim Landeanflug eines Flugzeugs oder einer komplizierten Operation kommt es bei vielen Tätigkeiten nicht auf Perfektionismus an. Entscheide bewusst, für welche Aufgaben es ausreicht, wenn sie einfach gut genug statt perfekt erledigt werden. Definiere dafür zu Beginn, was für dich "gut genug" bedeutet, und lege drei Kriterien fest, die du dafür erfüllen sollst. In einer Studie der Harvard Business School zeigte sich, dass Teams, die klare "Gut genug"-Kriterien definiert hatten, nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener mit ihrer Arbeit waren. Na, bitte!

Brigitte

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