Sachbearbeiter/in Back Office Lizenzmanagement m/w/d

Aufgaben:

Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs

Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem

Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.

Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.

Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten

Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken

Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting

Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools

Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung

Allgemeine Projekttätigkeiten und organisatorische Aufgaben

Qualifikation:

Abgeschlossenes Bachelor-Studium der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik o. ä. oder eine kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Erfahrung im genannten Umfeld

Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement o. ä.

Praktische Erfahrungen in der Nutzung eines IT-Ticketsystems und möglichst der Tool-Suite USU Servicemanagement

Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Programmen:

Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)

Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung ) / PowerPoint / OneNote (mindestens zwei Jahre Erfahrung)

Outlook für die Bewirtschaftung eines Team-Postfachs (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)

Möglichst Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen, Verlaufsprotokollen, Ergebnisprotokollen, Erstellung von Sachstandsberichten, Projektberichten sowie in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen und im Lizenzmanagement

Organisation von Präsenzmeetings sowie Termin- und Veranstaltungsmanagement

Idealerweise Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten mit TYPO3

Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mind. Niveaustufe C2) in Wort und Schrift

Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen und Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein, gutes Zeitmanagement, gute kommunikative Fähigkeiten

Unser Angebot:

Homeoffice bis 80% möglich, Gleitzeit

Attraktive Vergütung

30 Tage Urlaub