Assistant de Direction Instances h/f

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Offres d'emploi

Assistant de Direction Instances h/f

Assistant de Direction Instances h/f

Date limite de l'offre : vendredi 06 novembre 2026

Administratif

CDI

Poste à temps complet, à l’année, à pourvoir dès novembre 2026.

Placé.e hiérarchiquement sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi administratif des commissions, du conseil municipal et des autres instances municipales et extra-municipales.

Sous la coordination de l’assistante de direction référente, vous garantissez la fiabilité des dossiers de séance, le respect des échéances institutionnelles et la traçabilité des documents produits. Vous contribuez également, en complémentarité avec la référente, à la continuité du secrétariat de la Direction générale.

Missions principales :

Organiser et assurer le suivi administratif des instances

Préparer, organiser et assurer le suivi administratif des instances municipales et extra-municipales telles que commissions, conseil municipal, conseil d’administration… : calendrier, convocations, collecte et mise à disposition des notes de synthèse et pièces nécessaires, préparation des dossiers de séance

Assurer le secrétariat des séances et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus

Assurer le suivi des échéances, des documents et des suites administratives relevant de ces instances

Rédiger, mettre en forme, assurer le suivi et l’envoi des arrêtés, décisions, délibérations et autres documents officiels relevant du périmètre confié

Assurer la gestion et le suivi des dossiers institutionnels liés à la vie municipale : désignation et suivi des représentants de la commune dans les différentes instances et assemblées générales, cartes d’élus, jurés d’assises, membres de la CCID et autres dispositifs institutionnels

Garantir le classement, l’archivage et l’accessibilité des documents liés aux instances et dossiers institutionnels confiés

Assurer la gestion logistique des instances

Préparer, organiser la salle du conseil municipal et les moyens matériels nécessaires aux séances

Veiller à la disponibilité des documents, fournitures et consommables nécessaires au bon déroulement des réunions

Assurer la gestion du courrier relevant de son périmètre

Récupérer et enregistrer le courrier postal

Assurer sa transmission et son suivi dans le respect des échéances et des réponses attendues

Missions partagées avec l’assistante de direction référente :

Participer à l’organisation des réunions et à leur préparation administrative et logistique

Contribuer au suivi du courrier et des échéances de la Direction générale

Préparer et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs

Assurer la continuité du service en cas d’absence, selon les priorités définies par la Direction générale

Profil recherché

Compétences générales requises :

Formation de niveau Bac +2 souhaitée dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, du droit ou de l’administration publique, ou expérience professionnelle équivalente

Une expérience sur des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative ou de secrétariat, en collectivité territoriale ou dans le suivi d’instances délibérantes est fortement appréciée

Savoir

Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de ses instances délibérantes, ou capacité à acquérir rapidement cet environnement

Connaissance des règles et procédures de gestion administrative, classement et archivage

Maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et des outils de gestion documentaire

Savoir-faire

Rédiger avec fiabilité des procès-verbaux, comptes rendus, courriers, documents administratifs

Organiser et planifier les différentes étapes d’une instance en respectant les échéances

Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément, utiliser des outils de suivi adaptés

Classer, archiver et retrouver rapidement les documents relevant de son périmètre

Savoir être

Rigueur, méthode et sens de l’organisation

Autonomie et sens des priorités

Discrétion et respect de la confidentialité

Réactivité et capacité d’adaptation

Qualités relationnelles et aptitude au travail en complémentarité

Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique

Durée du travail et rémunération :

Par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle, poste à pourvoir à partir de novembre 2026

Temps complet 37,5h hebdomadaire, horaires réguliers, travail en journée

Cadre statutaire : catégorie B, filière administrative, rédacteur

A partir de 2040 € net mensuel et selon expérience,

Primes : CIA (complément indemnitaire annuel)

Chèques déjeuners

Avantages avec l’Amicale du personnel et le COS38 (sur les activités culturelles et sportives, séjours et loisirs)

Mutuelle et maintien de salaire

Contraintes éventuelles liées au poste :

Présence requise aux Conseils Municipaux (de 18h à 20h toutes les 5 semaines)

Rythme de travail souple nécessitant une grande disponibilité, travail sur écran

Adressez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à :

Monsieur le Maire

Mairie de Les Deux Alpes, 48 Avenue de la Muzelle BP 12 – 38860 LES DEUX ALPES ou via le bouton « postuler ».

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48 Avenue de la Muzelle,

38860 Les Deux Alpes

Horaires d'ouverture du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 14h à 17h

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